Procedureregler i henhold til § 8 stk. 2 LkSG

I. Etablering af, og formål med, klageproceduren

Miele har etableret en passende klageprocedure i overensstemmelse med § 8 LkSG. Klageproceduren gør det muligt for enkeltpersoner at rapportere menneskerettigheds- og miljørisici samt overtrædelser af menneskerettigheder eller miljømæssig lovgivning, der er opstået som følge af en virksomheds forretningsaktiviteter inden for sit eget forretningsområde eller hos en direkte eller indirekte leverandør.

II Ansvarlighed og tilgængelighed

Klageproceduren håndteres af den eksterne ombudsmand, som kan kontaktes på følgende måde:

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Loebellstraße 4

D - 33602 Bielefeld

Tlf: +49 521 557 333 0/mobil: +49 151 58230321

E-mail:ombudsmann@thielvonherff.de

Rapporteringsplatform: www.report-tvh.com

Hjemmeside: www.thielvonherff.de

Ombudsmanden fungerer som en uafhængig og selvstændig advokat. Han er upartisk og er ikke underlagt nogen instrukser fra virksomheden med hensyn til håndteringen af sagen. Ombudsmanden har tavshedspligt. Hvis der anmodes om det, vil han opretholde fortroligheden af en whistleblowers identitet.

III. Klageprocedurer

Ombudsmanden modtager klagen og drøfter om nødvendigt sagens fakta med whistlebloweren. Under alle omstændigheder vil whistlebloweren modtage en bekræftelse på modtagelsen.

Ombudsmanden undersøger, om der kan være sket en pligtforsømmelse i henhold til LkSG eller en overtrædelse af andre love eller interne regler. Hvis der er tilstrækkelige indikationer, vil han videregive de fakta, der er forelagt ham i en autoriseret form, til virksomheden til undersøgelse, hvor den operationelle gennemførelse ligger hos compliance-afdelingen. For ikke at bringe sin neutralitet i fare foretager ombudsmanden ikke selv nogen undersøgelser.

Virksomheden vil følge op på tippet i overensstemmelse med loven og de interne regler og under hensyntagen til alle involverede parters interesser. Undersøgelsen skal gennemføres hurtigt og uden væsentlige afbrydelser.

Mennesker, der er berørt af en undersøgelse, skal behandles retfærdigt og respektfuldt. Uskyldsformodningen gælder for alle berørte personer. Retten til at blive hørt skal overholdes. Derfor informeres de personer, der er berørt af en indberetning, så hurtigt som muligt om den modtagne indberetning og gøres opmærksom på deres ret til information og berigtigelse. Hvis der imidlertid er en alvorlig risiko for, at underretning vil bringe efterforskningen af tippet i fare, kan underretning udsættes, indtil efterforskningen er afsluttet, eller risikoen er ophørt.

Den juridiske vurdering af de fakta, der undersøges, og fastlæggelsen af passende foranstaltninger til at eliminere og forhindre ukorrekt forretningspraksis udføres af virksomheden, som kan tilkalde ombudsmanden til dette formål. Foranstaltningerne kan fx omfatte et passende civilt søgsmål eller inddragelse af en myndighed. Selv hvis der ikke identificeres nogen overtrædelser i en specifik sag, kan forslag til ændringer af arbejds- og forretningsprocesser samt ændringer af organisations- og adfærdsregler være hensigtsmæssige.

Whistlebloweren kan til enhver tid få oplysninger om sagens status fra ombudsmanden. Tre måneder efter modtagelsen af indberetningen vil whistlebloweren modtage feedback om opfølgningen på indberetningen. Ombudsmanden vil informere whistlebloweren om resultatet senest, når processen er afsluttet, i det omfang loven tillader det.

IV. Beskyttelse af whistlebloweren

Whistlebloweren er generelt beskyttet mod diskriminerende eller disciplinære foranstaltninger. Enhver form for gengældelse mod dem vil ikke blive tolereret. I tilfælde af indikationer på repressalier mod whistleblowere skal ombudsmanden straks kontaktes.

Hvis ombudsmanden har forsikret en whistleblower om fortrolighed, vil han ikke videregive hans navn og identitet til virksomheden eller tredjeparter uden whistleblowerens samtykke. Hvis ombudsmanden afhøres som vidne i en strafferetlig, civil eller anden sag, vil han kun videregive navn og identitet på den person, der har givet oplysningerne, hvis han har fået skriftlig tilladelse til det af både den pågældende person og virksomheden.

Ønsket hos den person, der giver oplysningerne, om at beskytte sin identitet modsvares af interessen hos de personer, der er berørt af oplysningerne, i at fakta offentliggøres. Dette er endnu en grund til, at bevidst misbrug af muligheden for at indsende klager og rapporter ikke vil blive tolereret. Ombudsmanden skal på det første møde gøre whistlebloweren opmærksom på, at vedkommendes identitet kan blive videregivet til virksomheden i tilfælde af bevidst misbrug af klageproceduren.

V. Databeskyttelse

Overholdelse af lovbestemte opbevaringsforpligtelser og databeskyttelsesbestemmelser sikres af ombudsmanden. De indsamlede personoplysninger er begrænset til oplysninger om identitet, funktion og kontaktoplysninger for de indberettende og berørte personer og til de øvrige personoplysninger, der er absolut nødvendige for at behandle sagen. Derudover gemmes kun anmeldte overtrædelser, behandlingsoplysninger, opfølgning på anmeldelsen og testrapporter.

Opbevaringsperioden for personoplysninger, der er registreret som en del af rapporter og undersøgelser, er to måneder efter, at undersøgelserne er afsluttet. Denne periode forlænges tilsvarende, hvis disciplinærsager eller retssager og andre tvister, som disse data skal bruges til, følger efter afslutningen af undersøgelsen.

Den for databeskyttelse ansvarlige person gennemgår regelmæssigt overholdelsen af databeskyttelsen i klageproceduren.

VI. Klageprocedurens effektivitet

Effektiviteten af klageproceduren gennemgås en gang om året og på ad hoc-basis, for eksempel hvis virksomheden må forvente en væsentligt ændret eller væsentligt udvidet risikosituation i sit eget forretningsområde eller hos sin direkte leverandør, fx grundet introduktionen af nye produkter, projekter eller et nyt forretningsområde.